کتاب "راهنمای تدوین اظهارنامه بر اساس مدل PEB" اثر دکتر مسعود تدین و مهندس سید مهدی بنی جمالی، مرجع جامع و عملی برای سازمانها، مدیران و دانشجویان در عرصه مدیریت پروژه است. با بیش از سه دهه تجربه در ارزیابی پروژهها، نویسندگان این اثر به بررسی اصول و فرآیندهای تدوین اظهارنامهها پرداختهاند. این کتاب به شما کمک میکند تا با رویکردهای معتبر و تجربیات ارزشمند در مسیر کسب موفقیت در جوایز ملی و ارزیابیهای بینالمللی قدم بردارید. از این راهنما به عنوان نقشهای برای نوشتن موثرترین اظهارنامههای پروژه استفاده کنید و در مسیر مدیریت پروژههای خود به موفقیتهای چشمگیری دست یابید.
نویسندگان این اثر در طول سالهای مختلف برگزاری جایزه ملی مدیریت پروژه، در زمینههای گوناگون از جمله نقشهای ارزیاب، سرارزیاب، اعضای کمیته تخصصی و شورای عالی، داوری و دیگر مسئولیتها، تجربیات ارزندهای کسب کردهاند.
حضور مستمر در فرایند ارزیابی و فعالیت در پروژههای بزرگ ملی به مدت بیش از سه دهه، مواجهه با چالشهای متعدد در تهیه و نگارش اظهارنامههای مربوط به ادوار مختلف این جایزه، انگیزهای برای نگارش کتابی به عنوان راهنمای تدوین اظهارنامه برای سازمانهای متقاضی، ارزیابان، مدرسان، مشاوران، دانشجویان و علاقهمندان فراهم کرد. مدیریت پروژه به عنوان یکی از حوزههای اساسی در عصر حاضر، نیازمند رویکردهای دقیق و ساختارمند است. یکی از ابزارهای کلیدی در این راستا، نگارش اظهارنامههاست که در ارزیابی و مدیریت پروژهها مورد استفاده قرار میگیرد. این کتاب با هدف آشنایی عمیقتر با فرآیند و اصول تدوین اظهارنامهها در مدیریت پروژه، منتشر شده است. در آن، علاوه بر بررسی نقش اظهارنامه در چرخه مدیریت پروژه، چگونگی تدوین و ارزیابی آن در سازمانها بر اساس مدلهای معتبر مانند PEB نیز تحلیل شده است. همچنین، مطالبی از تجربیات ارزیابان و سرارزیابان در مراحل مختلف جایزه و درسآموختههای آنان به همراه راهنماهای جایزه بینالمللی JPMA و مستندات انجمن مدیریت پروژه ایران در این کتاب گنجانده شده است.
این اثر در چهار فصل و دو پیوست طراحی شده است و هدف آن ارائه راهنماییهای علمی و عملی برای تدوین اظهارنامههای پروژه، به ویژه در راستای کسب موفقیت در جوایز ملی و سایر ارزیابیهای معتبر است. این کتاب میتواند برای گروههای زیر سودمند باشد:
- سازمانهای متقاضی شرکت در فرآیند جایزه ملی مدیریت پروژه با استفاده از راهنمای PEB
- مدیران و کارشناسان فعال در شرکتهای پروژهمحور
- اساتید دانشگاه که به مباحث ارزیابی و مدیریت پروژه پرداختهاند
- مشاوران و مدرسان مرتبط با حوزههای مدیریتی و پروژه
- تیمهای تدوین اظهارنامه در سازمانهای متقاضی شرکت در جایزه ملی مدیریت پروژه
- دانشجویان رشتههای مرتبط
این کتاب به عنوان یک نقشه راه جامع و مفصل، خوانندگان را به سمت تدوین موثرتر اظهارنامههای پروژهها هدایت میکند. نویسندگان همچنین موفق به انتشار چاپ دوم کتاب مکمل ارزیابی پروژه (راهنمای ارزیابان جایزه ملی مدیریت پروژه) شدهاند که به زودی در دسترس علاقهمندان قرار خواهد گرفت.
پیشگفتار
امروزه اهمیت پروژهها بیش از پیش در حوزۀ کسبوکار افزایش یافته است. در دنیایی که به سرعت در حال تغییر است، پروژهها ابزاری کارا برای مدیریت و اجرای تغییرات سازمانی، رقابت در بازار، نوآوری و بهبود فرایندها و خدمات هستند. مدیریت پروژه، یکی از مهارتهای کلیدی برای رهبران و مدیران عصر مدرن است.
سازمانهای پروژهمحور در دریای پرتلاطم، جایگاه مهم ذینفعان، مدیریت ریسکها، نگاه و اهمیت مسائل زیستمحیطی، و پررنگ شدن مسئولیت اجتماعی در بستر تغییرات فناوری از جمله واقعیت مجازی (VR)، هوش مصنوعی (AI)، پرینت سهبعدی، مدلسازی اطلاعات ساختوساز (BIM) و... در حال فعالیت هستند.
روشهای متعددی برای خودارزیابی و ارزیابی سازمانی مطرح شده است. با توجه به ویژگیهای منحصربهفرد هر پروژه، ارزیابی و مقایسه آنها کاری دشوار و ضروری است.
از سوی دیگر، جهان و دنیای مدیریت پروژه از معیارهای کلاسیک مثلث موفقیت پروژه (زمان، هزینه و کیفیت) گذر کرده و مفاهیم جدید و عمیقتری مانند پایداری، ریسک، مسئولیت اجتماعی، چابکی و ... را نیز ملاک ارزیابی قرار داده است.
مدیریت پروژه یکی از حوزههای کلیدی در دنیای امروز است که برای موفقیت در آن نیاز به روشهای دقیق و ساختارمند دارد. یکی از ابزارهای مهم در این زمینه، "اظهارنامهنویسی" است که در راستای ارزیابی و مدیریت پروژهها به کار میرود. این کتاب به منظور آشنایی بیشتر با فرایند و اصول تدوین اظهارنامهها در مدیریت پروژه تدوین شده است. در این کتاب، علاوه بر بررسی جایگاه اظهارنامه در فرایند مدیریت پروژه، نحوۀ تدوین و ارزیابی آن در سازمانها و بر اساس مدلهای معتبر مدیریت پروژه از جمله مدل PEB مورد بحث قرار گرفته است.
همچنین، یکی از راهکارهای مناسب برای معرفی پروژههای موفق و به اشتراکگذاری تجربیات شرکت در ارزیابیهای ملی و جهانی است. در اغلب مدلهای تعالی (سرآمدی) مانند PEB، تدوین اظهارنامه توسط سازمان متقاضی است.
سازمان متقاضی پروژهمحور، با ارائه اظهارنامه در مسابقه ملی/ جهانی شرکت خواهد کرد. اولین مواجهه ارزیابان آموزشدیده و مجرب با پروژه و سازمان، از طریق خوانش اظهارنامه خواهد بود.
• تدوین اظهارنامه، کاری تیمی است که توسط تیمی از سازمان متقاضی و گاهی با استفاده از مشاور تهیه میشود. این امر به پروژههای بهبود سازمانی کمک بسزایی میکند.
• انجمن مدیریت پروژۀ ایران مجاز است از اظهارنامه سازمان متقاضی برای موارد آموزشی استفاده نماید؛ به این دلیل، اظهارنامه میتواند به برندسازی سازمان پروژهمحور کمک نماید.
• اظهارنامه میتواند به جمعآوری و دستهبندی درسآموختههای پروژه مطابق یک مدل جهانی کمک کند و برای سایر پروژههای سازمان مفید واقع شود.
نویسندگان این کتاب توفیق شرکت در ارزیابی تمام ادوار جایزۀ ملی مدیریت پروژه ایران (در نقشهای مختلف: ارزیاب، سرارزیاب، عضویت در کمیتۀ جایزه، رئیس کمیتۀ جایزه، عضو هیئت داوران، عضو شورای عالی سیاستگذاری جایزه و ...) و ارزیابی جوایز دیگر را داشتهاند. این حضور بیوقفه در ارزیابیها و تجربۀ کار نزدیک به سه دهه در سطح پروژههای کلان کشور و رویارویی با مشکلات بسیار زیاد در تدوین و نگارش اظهارنامههای ادوار مختلف جایزه ملی مدیریت پروژه، ما را برآن داشت تا کتاب "راهنمای تدوین اظهارنامه" را برای سازمانهای متقاضی، ارزیابان، مدرسان، مشاوران، دانشجویان و علاقهمندان تهیه نماییم.
در این کتاب، علاوه بر استفاده از راهنماهای جایزه بینالمللی مدیریت پروژه (IPMA) و مستندات انجمن مدیریت پروژه ایران، از مسائل و مشکلات ارزیابان و سرارزیابان در مراحل مختلف ارزیابی و تسهیل آن از طریق تدوین اظهارنامه و درسآموختهها بهره برده شده است.
این کتاب حاصل تجربیات و درسآموختههای بسیاری است که ایدهها و تجربیات آن به سادگی قابل انتقال به سازمانهای متقاضی است و در همه ارزیابیها (حتی ارزیابیهای جوایز دیگر) کاربرد دارد. این کتاب به سان نقشة راه مفصّل و کاملی عمل میکند که خوانندگان خود را به سمت تدوین اظهارنامه رهنمون میسازد. این کتاب، عوامل مؤثر در ارزیابی پروژهها را ارائه داده است و استفاده از آن سبب بهبود مدیریت و رهبری تیم تدوین اظهارنامه و نگارش هرچه بهتر و دقیقتر اظهارنامه در پروژهها و سازمانها خواهد شد.
برای تهیۀ این کتاب از تجمیع نظرات و درسآموختههای دورههای ارزیابی (موارد و مسائلی که در ادوار قبل ارزیابان، سرارزیابان، مشاوران و سازمانهای متقاضی درگیر آن بوده و بر نتایج ارزیابی پروژهها تأثیرگذار بوده است)، نظرات ارزیابان جایزه، و افراد سازمانهای متقاضی ارزیابیشونده گردآوری، عارضهیابی و بهره گرفته شده است.
این کتاب با هدف ارائه راهنماییهای عملی و علمی برای تدوین اظهارنامههای پروژه، بهویژه در جهت کسب موفقیت در جوایز ملی مدیریت پروژه و دیگر ارزیابیهای معتبر، تنظیم شده است و میتواند برای مخاطبان زیر مفید باشد:
• سازمانهای متقاضی شرکت در فرایند جایزۀ ملی مدیریت پروژه با استفاده از راهنمای PEB
• مدیران و کارشناسان شرکتهای پروژهمحور
• اساتید دانشگاه مرتبط با مباحث ارزیابی و مدیریت پروژه
• مشاوران و مدرسان مرتبط با موضوعهای مدیریتی، مدیریت پروژه و...
• تیمهای تدوین اظهارنامه در سازمان متقاضی شرکت در جایزه ملی مدیریت پروژه
• دانشجویان رشتههای مرتبط
این کتاب شامل چهار فصل است.
در فصل اول، به معرفی جایزۀ ملی مدیریت پروژه پرداخته میشود. این جایزه یکی از معتبرترین نشانهای افتخار در حوزۀ مدیریت پروژه است که به پروژههای موفق در سطح ملی اعطا میشود. در این فصل به مباحثی درباره: تعریف ارزیابی و تفاوت آن با ممیزی و بازرسی، آشنایی با مدل PEB، ارزیابی در مدل تعالی پروژه، آشنایی با مدل PEB، مفهوم تعالی پروژه، ارزشهای بنیادین مدل PEB، مفاهیم کلیدی مبنای تعالی (بهبود مستمر، پایداری و ...)، معیارهای مدل PEB و ... پرداخته شده است.
در فصل دوم، "اظهارنامه" به تعریف اظهارنامه، اهمیت آن و قالب کلی آن در مدل ارزیابی PEB پرداخته شده است.
فصل سوم به "سازماندهی تدوین اظهارنامه در سازمان متقاضی" اختصاص دارد. در این فصل، به مباحثی از جمله: گامهای اصلی تدوین اظهارنامه، اقدامات آغازین تهیۀ اظهارنامه، تهیه قالبهای جمعآوری اطلاعات از سطح سازمان و پروژه، فهرست اسناد مربوط به پروژه، نکات مهم در نگارش اظهارنامه، نکات لازم در تدوین مقدمه، معرفی سازمان، معرفی پروژه و... پرداخته شده است.
در فصل چهارم، "تدوین اظهارنامه براساس معیارهای مدل" براساس معیارهای PEB نحوۀ تدوین بر اساس معیار A کارکنان و اهداف در اظهارنامه، معیار B فرایندها و منابع در اظهارنامه و معیار C در اظهارنامه ارائه شده است.
همچنین دو پیوست مهم در این کتاب آمده است که عبارتند از:
• پیوست شماره یک: تاریخچۀ مدل تعالی/ معرفی جوایز انجمن مدیریت پروژه ایران
• پیوست شماره دو: قالب تهیۀ اظهارنامه
در خاتمه، امیدواریم کتاب حاضر زمینه را برای توسعة فرهنگ تدوین مناسب اظهارنامهها و آموزههای مدیریت پروژه و بسترسازی برای کاربرد این آموزهها در عرصۀ واقعی کار، یعنی در متن پروژهها و سازمانها، فراهم آورد. نویسندگان از نظرها، رهنمودها و اصلاحات سازندهای که آنها را در خدمت به عرصۀ توسعه فرایند تدوین اظهارنامه و بهبود ارزیابی پروژهها ترغیب نماید، استقبال میکنند و خود را مدیون خوانندگان میدانند.
فهرست
فصل 1: در بارۀ جایزه ملی مدیریت پروژۀ ایران 1
1-1 سیر تکامل کیفیت و تعالی 2
1-2 آشنایی با مدل جایزۀ تاریخچۀ مدل تعالی پروژه (Project Excellence Model) (پیوست شماره یک: تاریخچۀ مدل تعالی؛ معرفی جوایز انجمن مدیریت پروژه ایران) 3
1-2-1 مزایای شرکت در جایزۀ ملی مدیریت پروژه 3
1-2-2 فرایند ارزیابی جایزه 4
1-3 آشنایی با مدل PEB 4
1-3-1 مفهوم تعالی پروژه 5
1-3-2 ارزشهای بنیادین مدل PEB 5
1-3-3 مفاهیم کلیدی مبنای تعالی (بهبود مستمر، پایداری و ...) 6
1-3-4 اهمیت تعامل و ارتباط بین بخشهای مختلف مدل 8
1-3-5 فرایندهای موجود در یک سازمان/شرکت پروژهمحور 10
1-3-6 اهداف، کاربران و کاربردهای PEB 11
1-3-7 ساختار مدل PEB 11
1-4 معرفی جایزۀ ملی مدیریت پروژه 12
1-4-1 اهداف جایزه 12
1-4-2 سطوح جایزه 13
1-4-3 دستهبندی پروژهها 13
1-4-4 فرایند ارزیابی و انتخاب پروژههای برتر 14
فصل 2: اظهارنامه 17
اظهارنامه چیست؟ 18
فصل 3: سازماندهی تدوین اظهارنامه در سازمان متقاضی 19
3-1 گامهای اصلی تدوین اظهارنامه 20
3-2 اقدامات آغازین تهیۀ اظهارنامه 21
3-2-1 ویژگیهای تیم تدوین اظهارنامه 21
3-3 تهیۀ قالبهای جمعآوری اطلاعات از سطح سازمان و پروژه 22
3-3-1 فرم جمعآوری اطلاعات برای معیار A 23
3-3-2 فرم جمعآوری اطلاعات برای معیار B 24
3-3-3 اظهارنامهنویسی معیار C نتایج (C1 الی C3) 27
3-3-4 اظهارنامهنویسی معیار C نتایج (C4) 28
3-4 فهرست اسناد مربوط به پروژه 29
3-5 نکات مهم در نگارش اظهارنامه 29
3-6 نکات لازم در تدوین مقدمه، معرفی سازمان، معرفی پروژه (ساختار سازمانی، فرایند اجرایی پروژه و ...) 30
فصل 4: تدوین اظهارنامه بر اساس معیارهای مدل 33
4-1 معیار A: کارکنان و اهداف در اظهارنامه 34
4-2 معیار B: فرایندها و منابع در اظهارنامه 48
4-3 معیار C در اظهارنامه 52
پیوست 1: تاریخچۀ مدل تعالی/معرفی جوایز انجمن مدیریت پروژه ایران 63
پیوست 2: قالب تهیۀ اظهارنامه 77
منابع و ماخذ 94